CÔNG TY TNHH VẬN TẢI HÀNG HÓA TIẾN TRÌNH

Tiếp nhận thông tin hàng hóa từ khách hàng là bước đầu tiên và quan trọng trong quy trình vận chuyển. Nhân viên cần lắng nghe, ghi chép cẩn thận thông tin về loại hàng, địa điểm, thời gian, dịch vụ đi kèm. Sau đó, xác minh thông tin và tư vấn cho khách hàng phương án vận chuyển phù hợp nhất. Cuối cùng, lập phiếu tiếp nhận ghi rõ thông tin, ký tên và lưu trữ đầy đủ. Việc thực hiện tốt bước này giúp đảm bảo hiệu quả và thành công cho quá trình vận chuyển.

Sau khi tiếp nhận thông tin, nhân viên sẽ tiến hành kiểm tra hàng hóa để xác định:

• Loại hàng hóa: Phân loại theo nhóm hàng (nhẹ, nặng, cồng kềnh...) để áp dụng mức giá phù hợp.
• Khối lượng hàng hóa: Cân chính xác trọng lượng để tính toán chi phí vận chuyển.
• Kích thước hàng hóa: Đo đạc kích thước để lựa chọn phương tiện vận chuyển phù hợp và tính toán phí vận chuyển.
• Tình trạng hàng hóa: Kiểm tra xem hàng hóa có bị hư hỏng, rách nát hay không để báo giá cho khách hàng.
• Dựa vào kết quả kiểm tra, nhân viên sẽ báo giá cho khách hàng mức giá vận chuyển tốt nhất, phù hợp với nhu cầu và ngân sách của họ.

Sau khi thống nhất giá cả và các điều khoản vận chuyển, công ty sẽ soạn thảo hợp đồng và gửi cho khách hàng. Hợp đồng bao gồm đầy đủ thông tin về:

• Loại hàng hóa
• Khối lượng hàng hóa
• Địa điểm nhận và giao hàng
• Thời gian vận chuyển
• Giá cả dịch vụ
• Các điều khoản và nghĩa vụ của hai bên

Khách hàng sẽ đọc kỹ hợp đồng và có thể đề xuất chỉnh sửa nếu cần thiết. Sau khi hai bên thống nhất, hợp đồng sẽ được ký kết và có hiệu lực pháp lý.

Sau khi hợp đồng được ký kết, hai bên sẽ tiến hành xác nhận và thực hiện các công việc sau:

• Khách hàng: thanh toán tạm ứng hoặc thanh toán toàn bộ chi phí vận chuyển theo thỏa thuận trong hợp đồng.
• Công ty: chuẩn bị phương tiện vận chuyển, bốc xếp hàng hóa và tiến hành vận chuyển theo đúng cam kết trong hợp đồng.
• Trong quá trình vận chuyển, công ty sẽ:

Cập nhật thông tin về tình trạng vận chuyển cho khách hàng. Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển.

Khi hàng hóa được giao đến địa điểm nhận, khách hàng sẽ:

• Kiểm tra hàng hóa và ký xác nhận.
• Thanh toán chi phí còn lại (nếu có).

Sau khi hàng hóa được giao đến địa điểm nhận và khách hàng đã kiểm tra:

• Nhân viên giao hàng sẽ: lấy phiếu xác nhận giao hàng và thu hồi phí vận chuyển (nếu có).
• Khách hàng: ký xác nhận đã nhận hàng và đánh giá về chất lượng dịch vụ vận chuyển.

Đánh giá của khách hàng có thể bao gồm:

• Mức độ hài lòng với thái độ phục vụ của nhân viên.
• Tình trạng hàng hóa khi được giao.
• Thời gian giao hàng.
• Mức độ tuân thủ cam kết trong hợp đồng.